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Digitales Meldewesen

Digitales Meldewesen

Alle Informationen für Unterkünfte auf einen Blick

Wie Sie bereits aus dem Burgenländischen Tourismusgesetz 2021 entnehmen konnten, wird im burgenländischen Tourismus ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung der Gästemeldung gesetzt. Sowohl Beherbergungsbetriebe als auch Gemeinden werden flächendeckend von der Burgenland Tourismus GmbH mit dem digitalen Meldewesen ausgestattet, was eine Entbürokratisierung und eine Vereinfachung von Abläufen beim Meldewesen mit sich bringt. Für Unterkünfte als auch für Gemeinden entstehen keine Kosten für die Einrichtung und für den laufenden Betrieb. Diese Kosten werden für Sie von der Burgenland Tourismus GmbH übernommen.

Zeitpunkt der Umstellung: Da bereits ab Anfang Juli die neue Burgenland Card ausgegeben wird und für die Austellung der Card die digitale Erfassung der Gästedaten notwendig ist, erfolgt die Einführung des neuen Systems ebenfalls in den nächsten Wochen. Geplanter Stichtag für den Start bei Unterkünften in Berichtsgemeinden ist der 1. Juli 2021. Der Start für Betriebe in kleineren Gemeinden ist für 1. August 2021 vorgesehen.

Info für Unterkünfte in Gemeinden der Neusiedler See Tourismus GmbH: Die Betriebe haben die Möglichkeit, das bestehende System inkl. REF-Meldescheine (Meldescheine in Papierform) noch bis Ende Sommer zu nutzen. Die Umstellung auf das digitale Meldewesen und den neuen WebClient erfolgt ab Herbst 2021.

Einige Betriebe und Gemeinden im Burgenland arbeiten bereits mit dem digitalen Meldewesen und dem WebClient4 von Feratel - für diese ändert sich operativ im Grunde nichts. 

Um den Betrieben den Umstieg auf das neue System für Sie so angenehm wie möglich zu gestalten, finden Sie nachfolgend umfassende Informationen zum Ablauf der digitalen Gästemeldung - in Form von Videos und schriftlichen Dokumentationen. Werfen Sie auch einen Blick in die Liste der häufig gestellten Fragen.  

Wir freuen uns, mit Ihnen gemeinsam den burgenländischen Tourismus zukunftsfit zu gestalten, um den Urlaubsgast künftig noch besser servicieren zu können. 

Ihr Team von Burgenland Tourismus

 


Die nächsten Schritte


Für ein optimales Kennenlernen der digitalen Gästemeldung empfiehlt Burgenland Tourismus die folgende Vorgehensweise: 

  1. Lesen Sie die Kurzanleitung und das Handbuch von Feratel und erfahren Sie, was bei der digitalen Gästemeldung zu tun ist.   
  2. Nehmen Sie sich die Zeit und sehen Sie sich die drei Schulungsvideos an. Gut strukturiert wird hier das Erfassen von Gästemeldungen veranschaulicht.
  3. Nutzen Sie bis Ende Juni die Gelegenheit und probieren Sie in der WebClient-Testumgebung die digitale Gästemeldung aus. Der WebClient ist jene Web-Oberfläche, auf der der Gastgeber die Gästedaten erfasst.
  4. Ihre persönlichen WebClient-Zugangsdaten erhalten Sie bei Bedarf ab Mitte Juni bei Ihrem Tourismusverband (sollten Sie bis jetzt noch nicht mit dem WebClient gearbeitet haben). 
  5. Am 1. Juli 2021 wird das Modul "Gästemeldung" im WebClient für alle meldepflichtigen Unterkünfte freigeschalten. D.h. ab diesem Zeitpunkt kann der Gast digital gemeldet werden.
    Bitte beachten Sie, dass Sie ab 1. Juli 2021 Ihre Gäste in der Echtumgebung melden und nicht in der Testumgebung. Sie erkennen den Unterschied am Wort "test" im Link. 

Für Rückfragen zum Ablauf und bei der Umstellung auf das digitale Meldesystem steht Ihnen Ihr Tourismusverband gerne zur Verfügung. 

  • Digitales Meldewesen
Schriftliche Dokumentation zu den Abläufen

Im Handbuch von Feratel können Sie nachlesen, welche Schritte bei der Gästemeldung im WebClient zu setzen sind.  

Die Anleitung als PDF können Sie durch Klick auf die Buttons downloaden. Die Kurzversion enthält Basisinfos in sehr kompakter Form. Wir empfehlen darüber hinaus, die Vollversion zu lesen, um alle Möglichkeiten der digitalen Gästeerfassung kennenzulernen.

Kurzversion Vollversion  

Schulungsvideos


Im Schulungsvideo "Erfassung von Gästemeldungen" erfahren Sie, wie bei der digitalen Gästemeldung vorzugehen ist. Weiters erhalten Sie mit dem Video "Erfassung von Meldungen inkl. Reisepass-Scan und digitaler Unterschrift" mehr Informationen über die neuen Funktionen von Feratel, die ab Sommer 2021 auch im Burgenland geboten werden. Der 25-minütige Webinar-Zusammenschnitt zeigt eine Schritt für Schritt-Erklärung zum Arbeiten mit dem WebClient im Bereich der Gästemeldungen.

Hinweis: Die Videos sind inhatlich aufeinander abgestimmt. Beginnen Sie beim ersten Video links "Erfassung von Gästemeldungen". 
 

WebClient: Ausprobieren & durchklicken


Zum Üben der digitalen Gästemeldung hat Feratel einen WebClient-Testzugang eingerichtet. Hier können Sie fiktive Gäste erfassen sowie den Reisepass-Scan und die digitale Unterschrift mittels Smartphone oder Tablet ausprobieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit und geben Sie diese Login-Daten an Ihre KollegInnen weiter!

Link: https://webclient4test.deskline.net/FRT/de/login
Benutzername: bgld2021
Passwort: bgld2021


Keine Sorge: Sie befinden sich hier in einer Testumgebung, die Daten werden nur für Übungszwecke erfasst.
Hinweis: Informationen zu MyVisitPass befinden sich nur in dieser Testumgebung, dieses Produkt von Feratel ist im Burgenland nicht im Einsatz. 


Einen WebClient-Zugang erhalten künftig alle Unterkünfte, um Gäste digital zu erfassen. Ihre persönlichen Zugangsdaten - sollten Sie diese nicht ohnehin schon haben - bekommen Sie von Ihrem Tourismusverband

Zum Testzugang


Häufig gestellte Fragen


  • Warum wird die digitale Gästemeldung im Burgenland eingeführt?

    Der § 20, Abs. 7 im Burgenländischen Tourismusgesetz 2021 sieht eine digitale Gästemeldung ALLER Unterkünfte im Burgenland vor. Das Burgenland ist somit derzeit das einzige österreichische Bundesland, das diesen modernen Zugang zur Gästemeldung gesetzlich verankert hat. Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung wird damit gesetzt, denn anstatt auf einem herkömmlichen Papier-Meldeschein wird der Gast künftig digital gemeldet. Die Burgenland Tourismus GmbH sowie die Tourismusverbände unterstützen bei der burgenlandweiten Ausrollung des digitalen Meldewesens.

  • Was sind die Vorteile der digitalen Gästemeldung für meinen Betrieb und wie wird die Gästemeldung noch effizienter?

    Mehr Struktur und Übersicht: Bei der digitalen Gästemeldung erfolgt die Meldung des Nächtigungsgastes durch den Beherbergungsbetrieb direkt im System. Beherbergungsbetriebe erhalten dadurch nicht nur einen guten Überblick über ihre Abrechnungen, sondern können ohne großen Aufwand die Gästemeldung vornehmen. Des Weiteren stehen Ihnen Anwendungen zur Verfügung, wie sie auch in Hotelsoftwareprogrammen zu finden sind, wie z.B. Voranmeldungen der Gäste bzw. bevorstehende Anreisen/Abreisen. 

    Mit der Funktion der digitalen Unterschrift kann die handschriftliche Unterschrift zukünftig digital ersetzt werden. Der Gast leistet seine Unterschrift beispielsweise auf einem Tablet, Smartphone oder „Pad“, wie dies etwa bei Zustellvorgängen der Post üblich ist. Mit der Bestätigung werden die Daten ins Meldesystem übernommen und der Meldeschein wird als „digital signiert“ markiert. Ein Ausdruck der Daten des Gästedatenblattes und manueller Unterschrift auf dem Papier ist somit nicht mehr erforderlich.

    Automatisierte Datenerfassung: Beim Check-in wird das Reisedokument mit einer einfachen Webcam, Tablet oder Smartphone gescannt. Die Daten werden voll automatisiert in den elektronischen Meldeschein übernommen, was Zeit spart und fehlerhafte Eingaben verhindert. Beim Einlesen der Daten von internationalen Reisedokumenten wird auf ein zertifiziertes Verfahren zugegriffen, das u.a. auf Flughäfen, bei Interpol aber auch bei behördlichen Ämtern zum Einsatz kommt. Einlesbar sind Reisedokumente jeglicher Art, d.h. Reisepass und Personalausweis aus allen Ländern.

    Kontaktlose Registrierung: Mit dem Einscannen des Reisedokumentes und der digitalen Unterschrift reduziert die voll digitale Meldelösung die Kontaktpunkte an der Rezeption auf ein absolutes Minimum. Insgesamt verbessern sich die hygienischen Standards und MitarbeiterInnen wie Gäste werden geschützt.

    Weniger Bürokratie: Ein weiteres Feature ist der Pre-Check-in. Der Beherberger übermittelt dem Gast vor Anreise ein Online Formular, wo der Gast direkt von zu Hause aus mit seinem Smartphone sein Reisedokument scannt und die Meldedaten ins System übermittelt. Bei Ankunft im jeweiligen Haus erfolgt nur mehr die Authentifizierung mittels digitaler Unterschrift. Der Ausdruck entfällt und auch die mehrjährige Papierablage entfällt.

    Ausstellung der Burgenland Card/Neusiedler See Card: Durch die Anbindung des Meldewesens von Feratel an das Card-System ist eine einfache Ausstellung und Ausgabe der Gästekarte möglich.

    Genaue Schritte können Sie den Videos und dem Handbuch entnehmen. Zudem steht Ihnen der Zugriff auf die WebClient-Testumgebung zur Verfügung.

  • Ab wann gilt die digitale Gästemeldung im Burgenland?

    Per Burgenländischem Tourismusgesetz 2021 gilt die digitale Gästemeldung prinzipiell erst ab 1.1.2022. Ein etwas früherer Umstieg auf die digitale Gästemeldung ist jedoch notwendig (geplanter Stichtag: 1.7.2021, für Betriebe in kleineren Gemeinden ist es der 1.8.2021), weil bereits Anfang Juli 2021 die neue Burgenland Card (Gästekarte) gelauncht wird. Unterkünfte im Rahmen des Projektes „Burgenland Card“ benötigen für die Ausstellung einer Card das digitale Meldewesen von Feratel.

    Ausnahme für Betriebe in den Neusiedler See Tourismus-Gemeinden: Der Umstieg auf das digitale Meldewesen erfolgt nach und nach ab Herbst 2021. Bis dahin bleibt das gewohnte System inkl. REF-Meldescheinen (Meldescheine in Papierform) und die gewohnte Ausgabe der Neusiedler See Card wie gehabt. Sollten Sie als Betrieb bereits vor Herbst 2021 auf den neuen WebClient beim digitalen Meldewesen umsteigen wollen, ist dies jederzeit möglich. Bitte in diesem Fall um direkte Information an Ihren Tourismusverband.  

  • Warum hat sich die Burgenland Tourismus GmbH für das Feratel Meldewesen entschieden?

    Das Feratel Meldewesen ist bereits seit einigen Jahren in vielen Gemeinden rund um den Neusiedler See sowie in einzelnen Gemeinden im Mittel- und Südburgenland erfolgreich im Einsatz. Es handelt sich hierbei um ein verlässliches, datenschutzkonformes System mit einer übersichtlichen Oberfläche für die Dateneingabe (=WebClient) durch die Vermieter. Zusätzlich besteht eine einfache Anbindung des digitalen Meldewesens an die neue Burgenland Card für Nächtigungsgäste.

  • Was ist der WebClient und wie erhalte ich meine Zugangsdaten?

    Der WebClient ist jene Web-Oberfläche, in welcher der Gast mit seinen persönlichen Daten digital erfasst wird. Es klingt vielleicht komplizierter, als es tatsächlich ist: Der WebClient ist nämlich eine gut strukturierte, selbsterklärende Maske für die Dateneingabe.

    Jeder Unterkunftgeber erhält einen persönlichen WebClient-Zugang - sollte er diese nicht ohnehin schon haben - von seinem zuständigen Tourismusverband bzw. der Neusiedler See Tourismus GmbH. Bitte hierfür um direkte Kontaktaufnahme!

  • Kann ich vorab einen Blick in den WebClient werfen und ausprobieren, wie dieser funktioniert?

    Zum Üben der digitalen Gästemeldung hat Feratel einen WebClient-Testzugang eingerichtet. Hier können Sie fiktive Gäste erfassen sowie den Reisepass-Scan und die digitale Unterschrift ausprobieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit!

    Link: https://webclient4test.deskline.net/FRT/de/login
    Benutzename: bgld2021
    Passwort: bgld2021

    Keine Sorge: Sie befinden sich hier in einer Testumgebung, die Daten werden nur für Übungszwecke erfasst.

    Hinweis: Informationen zu MyVisitPass befinden sich nur in dieser Testumgebung, dieses Produkt von Feratel ist im Burgenland nicht im Einsatz. 

  • Ich habe den Feratel MeldeClient bis jetzt über die Neusiedler See Tourismus GmbH bekommen. Was ist hier bei der Umstellung zu beachten, auch hinsichtlich Kosten?

    Sie können mit dieser Lösung und den bekannten REF-Meldescheinen (Papier-Meldescheine) bis zum Herbst 2021 weiterarbeiten oder bereits jetzt jederzeit auf den neuen WebClient umsteigen. Im Herbst 2021 erfolgt nach und nach die Umstellung der NTG-Gemeinden und -Betriebe auf den neuen WebClient.

    Mit der Neusiedler See Tourismus GmbH wurde abgeklärt, dass die Jahresgebühr für den MeldeClient nur noch für Jänner bis Juni 2021 anfällt. Ab 1.7.2021 übernimmt die Burgenland Tourismus GmbH zentral die Kosten für die digitale Gästemeldung von Feratel. Wir bitten Sie die Details zur Abrechnung für die 1. Jahreshälfte direkt mit den KollegInnen bei der Neusiedler See Tourismus GmbH zu klären.

  • Welche Unterlagen zum digitalen Meldewesen stehen für mich als Beherberger zur Verfügung?

    Schulungsvideo zur Erfassung von Gästemeldungen: https://youtu.be/X7eohrG1J04 

    Schulungsvideo zur Erfassung von Meldungen inkl. Reisepass-Scan und digitaler Unterschrift: https://youtu.be/Ge67yaK0faM

    Webinarvideo mit einer Schritt für Schritt-Erklärung des WebClients und den Möglichkeiten elektronischer Meldungen: https://youtu.be/ix4MUkkfibE 

    Im Handbuch von Feratel können Sie nachlesen, welche Schritte bei der Gästemeldung im WebClient zu setzen sind. Online steht Ihnen das Handbuch hier zur Verfügung. Die Anleitung als PDF können Sie hier downloaden.

  • Wie hoch sind die jährlichen Kosten für das digitale Meldewesen von Feratel, die mein Betrieb zu tragen hat?

    Alle burgenländischen Beherbergungsbetriebe erhalten ab 1.7.2021 kostenlos den Feratel WebClient, die Funktion des Pre-Check-Ins sowie der digitalen Unterschrift und des Reisepass-Scans von der Burgenland Tourismus GmbH kostenlos zur Verfügung gestellt (Einrichtung und auch künftige laufende Kosten).

    Weiters kann auf Schnittstellen zu unterschiedlichen Hotelprogrammen seitens Feratel zurückgegriffen werden. Anmerkung: Ggf. können Kosten seitens der Hotelsoftwarefirmen anfallen, welche von den Beherbergungsbetrieben zu übernehmen sind.

  • Mein Beherbergungsbetrieb arbeitet mit einer Hotelsoftware. Muss ich den Gast nun doppelt erfassen?

    Nein, ein doppeltes Erfassen der Gäste ist nicht notwendig. Feratel bietet Schnittstellen zu derzeit rund 90 Hotelprogrammen an. Diese können bei Ihrem Betrieb hinterlegt werden.

    So funktioniert das Einrichten der Schnittstelle:
    Alle relevanten Hotelsoftware-Firmen werden von Feratel informiert, dass eine Umstellung auf das digitale Meldewesen im Burgenland geschieht. Die Firmen erhalten eine Info-Mail mit den umstellungsrelevanten Daten ihrer jeweiligen Kunden und das genaue Datum, ab dem umgestellt werden soll. 

    Die nachfolgenden Schritte, sind von Hotelsoftware zu Hotelsoftware unterschiedlich: Manche Firmen können die Umstellung ohne Zutun des Betriebes im Hintergrund erledigen, manche geben dem Betrieb eine Anleitung weiter, wie er vorzugehen hat und wieder andere machen die Umstellung gemeinsam mit dem Vermieter. Wenn für den Vermieter etwas zu tun ist, wird er aber auf jeden Fall von der entsprechenden Software-Firma informiert.

  • Kann mein Betrieb Card-Vermieterpartner werden, obwohl ich mit einer Hotelsoftware arbeite?

    Ja, über die Schnittstellen-Lösung von Feratel kann auch dann eine Burgenland Card ausgestellt werden, wenn Ihr Betrieb mit einer Hotelsoftware arbeitet.

    Info für Betriebe in den Neusiedler See Tourismus-Gemeinden: Der Umstieg auf den neuen WebClient von Feratel erfolgt nach und nach ab Herbst 2021. Bis dahin bleibt das gewohnte System inkl. REF-Meldescheinen und die gewohnte Ausgabe der Neusiedler See Card wie gehabt. 

    Sie sind an einer Kooperation im Rahmen der Burgenland Card interessiert? Bitte wenden Sie sich hierfür an Rudi Munzenrieder per E-Mail an card@burgenland.info.

  • Welche Lösung gibt es für Beherbergungsbetriebe, bei denen der Gastgeber beim Einchecken nicht anwesend ist?

    Dem Gast kann die Variante des Self-Check-ins angeboten werden, welche gerade für Kellerstöckl, Ferienhäuser etc. ideal ist. Die Anwesenheit des Gastgebers ist in diesem Fall nicht erforderlich.

    Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wie der Gast beim Self-Check-in zum Eingabeformular für seine persönlichen Daten kommt: Entweder erhält der Gast einen Link per Mail vom Vermieter zugeschickt (Versand erfolgt über den WebClient), den er auf seinem Smartphone öffnet und dort seine Daten angibt. Oder der Gast scannt den in der Unterkunft ausgehängten QR-Code ab, woraufhin sich ein Fenster am Smartphone öffnet, wo der Gast seine Daten eingeben kann. Der QR-Code wird über den WebClient erstellt. 

    Details dazu finden Sie in den oben genannten Videos und im Handbuch. 

  • Wie erfolgt die monatliche Ortstaxenmeldung und -abrechnung?

    Bei der digitalen Gästemeldung werden alle Gäste unmittelbar nach Ankunft im System erfasst und bei Abreise auch wieder abgemeldet. Somit ist eine gesonderte Ortstaxen- oder Nächtigungsmeldung am Ende des Monats an Ihre Gemeinde nicht mehr notwendig. Die Gemeinde erstellt mit Ende des Monats eine Übersicht über die im System vermerkten Nächtigungsabgaben und verschickt diese an die Betriebe.

    Anmerkung: Für kleineren Gemeinden (sogenannte nicht berichtspflichtige Gemeinden) übernimmt der Tourismusverband die Aufgaben der Gemeinde im Rahmen der Gästemeldung. Für den Betrieb ändert sich dadurch lediglich die Kontaktstelle, nicht jedoch der Ablauf der monatlichen Ortstaxenabrechnung.

  • Haben die zuständige Gemeinde und der Tourismusverband Zugriff auf die personenbezogenen Daten meiner Gäste?

    Nein, sowohl die Gemeinde als auch der Tourismusverband sehen nur anonymisierte Daten Ihrer Gäste. Die Einstellungen im System wurden gemäß geltender DSGVO vorgenommen. 

  • Welche Lösung gibt es für ältere Vermieter, die keinen Computer haben?

    In diesem Fall können vorzugsweise Familienangehörige aushelfen - im Rahmen der digitalen Gästemeldung muss der Gastgeber nicht zwingend vor Ort bei den Gästen sein. Andernfalls kann die Gemeinde unterstützen und für den Beherbergungsbetrieb über den WebClient der Unterkunft die Gäste digital erfassen. Dies muss allerdings sehr zeitnah nach Ankunft der Gäste passieren und diese Unterstützungsmöglichkeit gibt es wirklich nur für jene Vermieter, die nicht über die nötige technische Ausstattung und das Know-how verfügen.

  • Welche Lösung gibt es für Beherbergungsbetriebe, die keinen Internetanschluss haben?

    In diesem Fall unterstützt die Burgenland Tourismus GmbH nach vorhergehender Prüfung mit einer mobilen Internetlösung gegen eine Jahresgebühr bzw. Kaution. Bitte hierfür um Kontaktaufnahme unter service@burgenland.info.

    Sollte ein Internetempfang von keinem österreichischen Netzanbieter möglich sein, kann alternativ die Gemeinde unterstützen und die Meldescheine in den WebClient des Betriebes eingeben.  

  • Ist es möglich, über den WebClient Rechnungen für den Gast zu erstellen?

    Ja, über das Rechnungsmodul kann der Gastgeber eine Gästerechnung inkl. Meldewesen-Abgaben ausstellen.
    Anmerkung: Dieses Modul ist kostenpflichtig und muss gesondert aktiviert werden.

  • Wo finde ich die aktuelle Version des Burgenländischen Tourismusgesetzes 2021?

    Die aktuelle Version des Burgenländischen Tourismusgesetzes 2021 können Sie hier downloaden. Im Bereich des Meldewesens sind vor allem § 20 und § 21 relevant. 

  • An wen wende ich mich, wenn ich Unterstützung bei der Gästemeldung benötige und ich Fragen zum System habe?

    Ihr zuständiger Tourismusverband bzw. die Neusiedler See Tourismus GmbH steht Ihnen zu den bekannten Büro-Öffnungszeiten gerne zur Verfügung.

Ihr Ansprechpartner


Sie haben Fragen zur Einführung des digitalen Meldewesens?

Bitte wenden Sie sich hierfür an die KollegInnen in Ihrem Tourismusverband bzw. in der Neusiedler See Tourismus GmbH.