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Digitales Meldewesen

Digitales Meldewesen

Alle Informationen für Unterkünfte auf einen Blick

Wie Sie aus dem Burgenländischen Tourismusgesetz 2021 entnehmen können, wurde im burgenländischen Tourismus ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung der Gästemeldung gesetzt. Sowohl Beherbergungsbetriebe als auch Gemeinden wurden flächendeckend von der Burgenland Tourismus GmbH mit dem digitalen Meldewesen ausgestattet, was eine Entbürokratisierung und eine Vereinfachung von Abläufen beim Meldewesen mit sich bringt. Für Unterkünfte als auch für Gemeinden entstehen keine Kosten für die Einrichtung und für den laufenden Betrieb. Diese Kosten werden für Sie von der Burgenland Tourismus GmbH übernommen. Spätestens seit 1.1.2022 ist die digitale Gästemeldung von allen burgenländischen Beherbergungsbetrieben verpflichtend durchzuführen. Mit 1.1.2023 ist das neue Burgenländische Heilvorkommen- und Kurortegesetz in Kraft getreten, welches die digitale Gästemeldung der Betriebe in Kurorten vorsieht. 

Finden Sie nachfolgend umfassende Informationen zum Ablauf der digitalen Gästemeldung - in Form von Videos und schriftlichen Dokumentationen. Werfen Sie auch einen Blick in den WebClient in der Testumgebung sowie in die Liste der häufig gestellten Fragen.  

Wir freuen uns, mit Ihnen gemeinsam den burgenländischen Tourismus zukunftsfit zu gestalten, um den Urlaubsgast künftig noch besser servicieren zu können. 

Ihr Team von Burgenland Tourismus

 

Die nächsten Schritte

Für ein optimales Kennenlernen der digitalen Gästemeldung empfiehlt Burgenland Tourismus die folgende Vorgehensweise für Betriebe: 

  1. Lesen Sie die Kurzanleitung und das Online-Handbuch von Feratel und erfahren Sie, was bei der digitalen Gästemeldung zu tun ist.   
  2. Nehmen Sie sich die Zeit und sehen Sie sich die Schulungsvideos an. Gut strukturiert wird hier das Erfassen von Gästemeldungen veranschaulicht.
  3. Nutzen Sie die Gelegenheit und probieren Sie in der WebClient-Testumgebung die digitale Gästemeldung aus. Der WebClient ist jene Web-Oberfläche, auf der der Gastgeber die Gästedaten erfasst.
  4. Ihre persönlichen WebClient-Zugangsdaten erhalten Sie bei Ihrem Tourismusverband. Im WebClient ist das Modul "Gästemeldung" für alle meldepflichtigen Unterkünfte freigeschalten. 
    Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Gäste in der Echtumgebung melden und nicht in der Testumgebung. Sie erkennen den Unterschied am Wort "test" im Link. 

Für Rückfragen zum digitalen Meldesystem steht Ihnen Ihr Tourismusverband gerne zur Verfügung. 

  • Digitales Meldewesen
  • Schriftliche Dokumentation zu den Abläufen

    Erfahren Sie hier, welche Schritte bei der Gästemeldung im WebClient zu setzen sind.  

    Die Kurzversion als PDF enthält Basisinfos in sehr kompakter Form. Wir empfehlen darüber hinaus, das Online-Handbuch von Feratel zu lesen, um alle Möglichkeiten der digitalen Gästemeldung kennenzulernen.

    Kurzversion   

    Online-Handbuch  


    In der Checkliste sind wesentliche Punkte zusammengefasst, auf die es bei der Gästemeldung ankommt und auf die bei Betriebsprüfungen speziell geachtet wird.

    Checkliste

    Schulungsvideos

    Im Video "Erfassung von Meldungen inkl. Reisepass-Scan und digitaler Unterschrift" erhalten Sie mehr Informationen über die neuen Funktionen von Feratel, die seit Sommer 2021 auch im Burgenland geboten werden. Der 25-minütige Webinar-Zusammenschnitt zeigt eine Schritt für Schritt-Erklärung zum Arbeiten mit dem WebClient im Bereich der Gästemeldungen.

     

    WebClient: Ausprobieren & durchklicken

    Zum Üben der digitalen Gästemeldung hat Feratel einen WebClient-Testzugang eingerichtet. Hier können Sie fiktive Gäste erfassen sowie den Reisepass-Scan und die digitale Unterschrift mittels Smartphone oder Tablet ausprobieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit und geben Sie diese Login-Daten an Ihre KollegInnen weiter!

    Link: https://webclient4test.deskline.net/FRT/de/login
    Benutzername: bgld2021
    Passwort: bgld2021


    Keine Sorge: Sie befinden sich hier in einer Testumgebung, die Daten werden nur für Übungszwecke erfasst.
    Hinweis: Informationen zu MyVisitPass befinden sich nur in dieser Testumgebung, dieses Produkt von Feratel ist im Burgenland nicht im Einsatz. 


    Einen WebClient-Zugang erhalten alle Unterkünfte, um Gäste digital zu erfassen. Ihre persönlichen Zugangsdaten bekommen Sie von Ihrem Tourismusverband

    Zum Testzugang

    Häufig gestellte Fragen

    • Warum wird die digitale Gästemeldung im Burgenland eingeführt?

      Der § 20, Abs. 7 im Burgenländischen Tourismusgesetz 2021 sowie der § 26, Abs. 3 im Burgenländischen Heilvorkommen- und Kurortegesetz 2023 sehen die digitale Gästemeldung ALLER Unterkünfte im Burgenland vor. Das Burgenland ist das erste österreichische Bundesland, das diesen modernen Zugang zur Gästemeldung gesetzlich verankert hat. Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung wird damit gesetzt, denn anstatt auf einem herkömmlichen Papier-Meldeschein wird der Gast nun digital gemeldet. Die Burgenland Tourismus GmbH sowie die Tourismusverbände unterstützen beim Arbeiten mit dem digitalen Meldewesen.

    • Was sind die Vorteile der digitalen Gästemeldung für meinen Betrieb und wie wird die Gästemeldung noch effizienter?

      Mehr Struktur und Übersicht: Bei der digitalen Gästemeldung erfolgt die Meldung des Nächtigungsgastes durch den Beherbergungsbetrieb direkt im System. Beherbergungsbetriebe erhalten dadurch nicht nur einen guten Überblick über ihre Abrechnungen, sondern können ohne großen Aufwand die Gästemeldung vornehmen. Des Weiteren stehen Ihnen Anwendungen zur Verfügung, wie sie auch in Hotelsoftwareprogrammen zu finden sind, wie z.B. Voranmeldungen der Gäste bzw. bevorstehende Anreisen/Abreisen. 

      Mit der Funktion der digitalen Unterschrift kann die handschriftliche Unterschrift digital ersetzt werden. Der Gast leistet seine Unterschrift beispielsweise auf einem Tablet, Smartphone oder „Pad“, wie dies etwa bei Zustellvorgängen der Post üblich ist. Mit der Bestätigung werden die Daten ins Meldesystem übernommen und der Meldeschein wird als „digital signiert“ markiert. Ein Ausdruck der Daten des Gästedatenblattes und eine manuelle Unterschrift auf dem Papier sind somit nicht mehr erforderlich.

      Automatisierte Datenerfassung: Beim Check-in wird das Reisedokument mit einer einfachen Webcam, einem Tablet oder Smartphone gescannt. Die Daten werden voll automatisiert in den elektronischen Meldeschein übernommen, was Zeit spart und fehlerhafte Eingaben verhindert. Beim Einlesen der Daten von internationalen Reisedokumenten wird auf ein zertifiziertes Verfahren zugegriffen, das u.a. auf Flughäfen, bei Interpol aber auch bei behördlichen Ämtern zum Einsatz kommt. Einlesbar sind Reisedokumente jeglicher Art, d.h. Reisepass und Personalausweis aus allen Ländern.

      Kontaktlose Registrierung: Mit dem Einscannen des Reisedokuments und der digitalen Unterschrift reduziert die voll digitale Meldelösung die Kontaktpunkte an der Rezeption auf ein absolutes Minimum. Insgesamt verbessern sich die hygienischen Standards und MitarbeiterInnen wie Gäste werden geschützt.

      Weniger Bürokratie: Ein weiteres Feature ist der Pre-Check-in. Der Beherberger übermittelt dem Gast vor Anreise ein Online Formular, wo der Gast direkt von zu Hause aus mit seinem Smartphone sein Reisedokument scannt und die Meldedaten ins System übermittelt. Bei Ankunft im jeweiligen Haus erfolgt nur mehr die Authentifizierung mittels digitaler Unterschrift. Der Ausdruck entfällt und auch die mehrjährige Papierablage entfällt.

      Ausstellung der Burgenland Card: Durch die Anbindung des Meldewesens von Feratel an das Card-System ist eine einfache Ausstellung und Ausgabe der Gästekarte möglich.

      Genaue Schritte können Sie den Videos und dem Handbuch entnehmen. Zudem steht Ihnen der Zugriff auf die WebClient-Testumgebung zur Verfügung.

    • Seit wann gilt die digitale Gästemeldung im Burgenland?

      Per Burgenländischem Tourismusgesetz 2021 gilt die digitale Gästemeldung seit 1. Jänner 2022. Ein etwas früherer Umstieg auf die digitale Gästemeldung war jedoch für all jene Gemeinden und ihre Betriebe notwendig, die neu mit der digitalen Gästemeldung gestartet haben. Der Hintergrund: Bereits Mitte Juli 2021 wurde die neue Burgenland Card (Gästekarte) gelauncht. Unterkünfte im Rahmen des Projektes "Burgenland Card" benötigen für die Ausstellung einer Card das digitale Meldewesen von Feratel. Darüber hinaus war ein zeitlicher Stufenplan aufgrund der Vielzahl an Gemeinden und Betrieben notwendig.

      Mit 1. Jänner 2023 gibt es nun auf Basis des Burgenländischen Heilvorkommen- und Kurortegesetzes 2023 auch für Betriebe in den Kurorten eine gesetzliche Verpflichtung zur digitalen Gästemeldung.

    • Warum hat sich die Burgenland Tourismus GmbH für das Feratel Meldewesen entschieden?

      Das Feratel Meldewesen ist bereits seit einigen Jahren in vielen Gemeinden rund um den Neusiedler See sowie in einzelnen Gemeinden im Mittel- und Südburgenland erfolgreich im Einsatz. Es handelt sich hierbei um ein verlässliches, datenschutzkonformes System mit einer übersichtlichen Oberfläche für die Dateneingabe (=WebClient) durch die Vermieter. Zusätzlich besteht eine einfache Anbindung des digitalen Meldewesens an die neue Burgenland Card für Nächtigungsgäste.

    • Was ist der WebClient und wie erhalte ich meine Zugangsdaten?

      Der WebClient ist jene Web-Oberfläche, auf welcher der Gast mit seinen persönlichen Daten digital erfasst wird. Es klingt vielleicht komplizierter, als es tatsächlich ist: Der WebClient ist nämlich eine gut strukturierte, selbsterklärende Maske für die Dateneingabe.

      Jeder Unterkunftgeber erhält einen persönlichen WebClient-Zugang von seinem zuständigen Tourismusverband. Bitte hierfür um direkte Kontaktaufnahme!

    • Kann ich einen Blick in den WebClient werfen und ausprobieren, wie dieser funktioniert?

      Zum Üben der digitalen Gästemeldung hat Feratel einen WebClient-Testzugang eingerichtet. Hier können Sie fiktive Gäste erfassen sowie den Reisepass-Scan und die digitale Unterschrift ausprobieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit!

      Link: https://webclient4test.deskline.net/FRT/de/login
      Benutzename: bgld2021
      Passwort: bgld2021

      Keine Sorge: Sie befinden sich hier in einer Testumgebung, die Daten werden nur für Übungszwecke erfasst.

      Hinweis: Informationen zu MyVisitPass befinden sich nur in dieser Testumgebung, dieses Produkt von Feratel ist im Burgenland nicht im Einsatz. 

    • Welche Unterlagen zum digitalen Meldewesen stehen für mich als Beherberger zur Verfügung?

      Schulungsvideo zur Erfassung von Meldungen inkl. Reisepass-Scan und digitaler Unterschrift: https://youtu.be/Ge67yaK0faM

      Webinarvideo mit einer Schritt für Schritt-Erklärung des WebClients und den Möglichkeiten elektronischer Meldungen: https://youtu.be/ix4MUkkfibE 

      Im Online-Handbuch von Feratel können Sie nachlesen, welche Schritte bei der Gästemeldung im WebClient zu setzen sind: https://feratel.atlassian.net/wiki/spaces/FDPI/pages/62556668/WebClient+Handbuch+G+stemeldung

    • Wie hoch sind die jährlichen Kosten für das digitale Meldewesen von Feratel, die mein Betrieb zu tragen hat?

      Alle burgenländischen Beherbergungsbetriebe erhalten ab 1.7.2021 kostenlos den Feratel WebClient, die Funktion des Pre-Check-Ins sowie der digitalen Unterschrift und des Reisepass-Scans von der Burgenland Tourismus GmbH kostenlos zur Verfügung gestellt (Einrichtung und auch künftige laufende Kosten).

      Weiters kann auf Schnittstellen zu unterschiedlichen Hotelprogrammen seitens Feratel zurückgegriffen werden. Anmerkung: Ggf. können Kosten seitens der Hotelsoftwarefirmen anfallen, welche von den Beherbergungsbetrieben zu übernehmen sind.

    • Mein Beherbergungsbetrieb arbeitet mit einer Hotelsoftware. Muss ich den Gast nun doppelt erfassen?

      Nein, ein doppeltes Erfassen der Gäste ist nicht notwendig. Feratel bietet Schnittstellen zu zahlreichen Hotelprogrammen an. Diese können bei Ihrem Betrieb hinterlegt werden.

      So funktioniert das Einrichten der Schnittstelle:
      Wenden Sie sich zuerst an Ihren Hotelsoftware-Anbieter. Für die Einrichtung einer Schnittstelle sind einige Informationen (z.B. Gemeindekennzahl, Mappingcode) nötig, die Sie bei Ihrer Gemeinde erfragen können. 

    • Kann mein Betrieb Card-Vermieterpartner werden, obwohl ich mit einer Hotelsoftware arbeite?

      Ja, über die Schnittstellen-Lösung von Feratel kann auch dann eine Burgenland Card ausgestellt werden, wenn Ihr Betrieb mit einer Hotelsoftware arbeitet.

      Sie sind an einer Kooperation im Rahmen der Burgenland Card interessiert? Bitte wenden Sie sich hierfür an Rudi Munzenrieder per E-Mail an card@burgenland.info.

    • Welche Lösung gibt es für Beherbergungsbetriebe, bei denen der Gastgeber beim Einchecken nicht anwesend ist?

      Dem Gast kann die Variante des Self-Check-ins angeboten werden, welche gerade für Kellerstöckl, Ferienhäuser etc. ideal ist. Die Anwesenheit des Gastgebers ist System-technisch (!) in diesem Fall nicht erforderlich.

      Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wie der Gast beim Self-Check-in zum Eingabeformular für seine persönlichen Daten kommt: Entweder erhält der Gast einen Link per Mail vom Vermieter zugeschickt (Versand erfolgt über den WebClient), den er auf seinem Smartphone öffnet und dort seine Daten angibt. Oder der Gast scannt den in der Unterkunft ausgehängten QR-Code ab, woraufhin sich ein Fenster am Smartphone öffnet, wo der Gast seine Daten eingeben kann. Der QR-Code wird über den WebClient erstellt. 

      Details dazu finden Sie in den oben genannten Videos und im Online-Handbuch. 

    • Wie erfolgt die monatliche Ortstaxenmeldung und -abrechnung?

      Bei der digitalen Gästemeldung werden alle Gäste unmittelbar nach Ankunft im System erfasst und bei Abreise auch wieder abgemeldet. Somit ist eine gesonderte Ortstaxen- oder Nächtigungsmeldung am Ende des Monats an Ihre Gemeinde nicht mehr notwendig. Die Gemeinde erstellt mit Beginn des Folgemonats eine Übersicht über die im System vermerkten Nächtigungsabgaben und verschickt diese an die Betriebe.

      Anmerkung: Für kleinere Gemeinden (sogenannte nichtberichtspflichtige Gemeinden) übernimmt der Tourismusverband die Aufgaben der Gemeinde im Rahmen des Meldewesens. Für den Betrieb ändert sich dadurch lediglich die Kontaktstelle, nicht jedoch der Ablauf der monatlichen Ortstaxenabrechnung.

    • Haben die zuständige Gemeinde als Meldebehörde und der Tourismusverband Zugriff auf die personenbezogenen Daten meiner Gäste?

      Nein, sowohl die Gemeinde (= Meldebehörde) als auch der Tourismusverband (im Fall der nichtberichtspflichtigen Gemeinden) sehen nur pseudonymisierte Daten Ihrer Gäste (Anreise- und Abreisedatum, PLZ, Ort, Herkunftsland, Nationalität, Geburtsjahr sowie ggf. Reisedokument). Die Einstellungen im System wurden gemäß geltender DSGVO vorgenommen. 

    • Welche Lösung gibt es für Vermieter, die keinen Computer haben?

      In diesem Fall kann die Gemeinde unterstützen und für den Beherbergungsbetrieb über den WebClient der Unterkunft die Gäste nach Abreise digital erfassen. Zuvor ist es notwendig, dass der Gast einen Papier-Blankomeldeschein aus dem Feratel-System ausfüllt. Das digitale Erfassen des Gastes durch die Gemeinde muss sehr zeitnah nach Abreise des Gastes passieren und diese Unterstützungsmöglichkeit gibt es wirklich nur für jene Vermieter, die nicht über die nötige technische Ausstattung und das Know-how verfügen.

    • Welche Lösung gibt es für Beherbergungsbetriebe, die keinen Internetanschluss haben?

      In diesem Fall unterstützt die Burgenland Tourismus GmbH nach vorhergehender Prüfung mit einer mobilen Internetlösung gegen eine Jahresgebühr bzw. Kaution. Bitte hierfür um Kontaktaufnahme unter service@burgenland.info.

      Sollte kein Internetempfang von einem österreichischen Netzanbieter möglich sein, kann alternativ die Gemeinde unterstützen und für den Beherbergungsbetrieb über den WebClient der Unterkunft die Gäste nach Abreise digital erfassen. Zuvor ist es notwendig, dass der Gast einen Papier-Blankomeldeschein aus dem Feratel-System ausfüllt. Das digitale Erfassen des Gastes durch die Gemeinde muss sehr zeitnah nach Abreise des Gastes passieren und diese Unterstützungsmöglichkeit gibt es wirklich nur für jene Vermieter, die nicht über die nötige technische Ausstattung verfügen.

    • Ist es möglich, über den WebClient Rechnungen für den Gast zu erstellen?

      Ja, über das Rechnungsmodul kann der Gastgeber eine Gästerechnung inkl. Meldewesen-Abgaben ausstellen.
      Anmerkung: Dieses Modul ist kostenpflichtig und muss gesondert aktiviert werden.

    • Wo finde ich die aktuellen Versionen des Burgenländischen Tourismusgesetzes 2021 und des Burgenländischen Heilvorkommen- und Kurortegesetzes 2023?

      Die aktuelle Version des Burgenländischen Tourismusgesetzes 2021 können Sie hier downloaden. Im Bereich des Meldewesens sind vor allem § 20 und § 21 relevant. 

      Die aktuelle Version des Burgenländischen Heilvorkommen- und Kurortegesetzes 2023 steht Ihnen hier zum Download zur Verfügung. Im Bereich des Meldewesens sind in diesem Fall vor allem § 23 und § 26 relevant. 

    • An wen wende ich mich, wenn ich Unterstützung bei der Gästemeldung benötige und ich Fragen zum System habe?

      Ihr zuständiger Tourismusverband steht Ihnen zu den bekannten Büro-Öffnungszeiten gerne zur Verfügung.

    • FÜR GEMEINDEN UND TOURISMUSVERBÄNDE: Wo finde ich eine Dokumentation zu den Abläufen im ExpertClient Meldewesen?

      In der Meldewesen-Knowledgebase von Feratel finden Sie umfassende Informationen und Anleitungen zu den Abläufen im ExpertClient Meldewesen: https://feratel.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/35/article/62266309 

      Um Zugriff auf diese Handbücher zu bekommen, bitte vorab hier einen Account anlegen. Bei Bedarf können die Seiten auch als Word oder PDF exportiert werden (3 Punkte rechts oben).

    • FÜR GEMEINDEN: Wie übermittle ich Betriebsöffnungen/-schließungen sowie Ergänzungen bei Betriebsdaten an Feratel?

      Für das Meldewesen ist es relevant, dass Betriebsöffnungen/-schließungen zeitnah im System erfasst werden. Bitte ergänzen Sie diese Betriebsänderungen in der Betriebsliste pro Gemeinde und markieren Sie die entsprechenden Betriebe als "neu" oder "geschlossen". Legen Sie den neuen Betrieb im Meldewesen selbständig an und versehen Sie den Betrieb mit einem Beginn-Datum. Sollte ein Betrieb schließen, bitte diesen mit dem entsprechenden Ende-Datum versehen und deaktivieren. Danach muss der Tourismusverband über Betriebsöffnungen/-schließungen informiert werden, weil dieser die Änderungen im Feratel IRS anpasst.

    Ihr Ansprechpartner

    Sie haben Fragen zur Einführung des digitalen Meldewesens?

    Bitte wenden Sie sich hierfür an die KollegInnen in Ihrem Tourismusverband.